Przez lata, arkusze kalkulacyjne były niezwykle przydatne z wielu różnych powodów i dobrze sprawdzały się w zakresie oferowanych przez nie funkcji. Dziś w zarządzaniu zasobami IT arkusze kalkulacyjne nie są dobrym rozwiązaniem do ewidencji, śledzenia zasobów oraz zmian dokonanych w inwentarzu.


Oto tylko kilka powodów, dla których używanie arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia życia zasobów jest niewystarczające:

  • Brak śledzenia historii zmian
  • Brak możliwości śledzenia odpowiedzialności i uprawnień
  • Brak zarządzania lub ścieżki audytu
  • Integracja narzędzi innych firm jest ograniczona
  • Nie może obsłużyć dużych ilości danych
  • Podatność na błędy
  • Powiadomienia i alarmy nie są możliwe
  • Kontrola wersji może być problematyczna
  • Nie można zdefiniować uprawnień dostępu do określonych zbiorów danych


Korzystanie z rozbudowanego repozytorium zasobów jak GLPI jest ważne, ponieważ umożliwia rejestrację zmian i współpracę wielu użytkowników. W przypadku arkusza kalkulacyjnego tylko jeden użytkownik na raz może pracować nad plikiem, więc praca zespołowa może stać się powolna i nieproduktywna.

Arkusze kalkulacyjne są również podatne na błędy. Menedżer zasobów IT może łatwo błędnie wpisać numer części lub zapomnieć o wprowadzeniu numeru seryjnego podczas rejestrowania nowego zasobu. Repozytorium zasobów zawiera walidację pól, która może uniemożliwić użytkownikom wprowadzanie nieprawidłowych danych.


Repozytorium zasobów jest również aktualizowane w czasie rzeczywistym, podczas gdy arkusz kalkulacyjny to statyczny dokument, który musi zostać ponownie rozesłany do członków zespołu po wprowadzeniu zmian.


Podczas gdy początkowy koszt zakupu systemu do ewidencji zasobów jest zwykle wyższy niż arkusza kalkulacyjnego, długoterminowe koszty związane z utrzymaniem arkusza kalkulacyjnego są znacznie wyższe niż w przypadku repozytorium aktywów.
Podjęcie decyzji o śledzeniu zasobów w repozytorium zasobów na wczesnych etapach inicjatywy zarządzania zasobami IT znacznie usprawni proces wdrażania i zarządzania.