Co to jest „GTD”?

W intensywnie zmieniającym się świecie przekazu informacji i przetwarzania danych, łatwo zatracić zdolność wydajnego przetwarzania informacji z otoczenia. Osiąganie celów i zamykanie zadań stają się trudne a czasem niemożliwe.

GTD – lub „Osiąganie celu lub realizacje planów i zadań” – to skuteczna metodyka organizowania i śledzenia zadań oraz projektów. Jej celem jest sprawienie, abyś miał 100% zaufania do systemu ewidencji zadań, pomysłów i projektów. #GTD działa!

Pytasz czym różni się od wielu innych rozwiązań do realizacji zleceń? Pod wieloma względami są podobne, ale jest w tym coś więcej i to naprawdę proste oraz skuteczne. Czytaj dalej…

Jednym z podstawowych założeń GTD jest to, że twoja podświadomość jest niedoskonała, jeśli chodzi o przypominanie o rzeczach, które powinieneś zrobić. Na przykład, wiedząc, że musisz naprawić komputer w przyszłym tygodniu, ciągle starasz się o tym pamiętać. Twój mózg zamiast przypominać ci, kiedy rzeczywiście przyjdzie na to czas wszczepia nieustanne uczucie „muszę pamiętać”.

Zaletą systemu zbierania planowanych zleceń jest to, że zamienia myśli w wizualną formę listy. GTD dostarcza wiedzę do ich obsługi i podpowiada co musisz zrobić, co powinieneś a co warto odłożyć na inny czas. Uwalnia to stres wynikający z potrzeby pamiętania do czasu, kiedy system sam przypomni się z potrzebą realizacji zadania w zaplanowanym harmonogramie przypomnień. Mechanizm działania jest bardzo zbliżony do pracy z systemami ITSM (jak #GLPI) Odciążeniu mózgu potrzebą pamiętania pozwala na odblokowanie potencjału kreatywności i oszczędza cenny czas.

Ale jak to działa?

Aby skutecznie rozpocząć pracę musisz ustalić kategorie do aktywności, które dodałeś do sytemu.

Podstawowe to:

• Tu i teraz
• Czekając na
• Projektowanie
• Może kiedyś

Kilka słów objaśnienia:

„Tu i teraz”

Lista powinna zawierać zadania, które przechwyciłeś w „locie” Sposób dodawania zadań do listy powinien angażować jak najmniej czasu i pracy. Prosta aplikacja lub szybki wpis do notatnika. Ważne, aby mieć możliwość dodawania nowych rzeczy o każdej porze dnia i nocy. Nie bagatelizuj żadnych zapytań. Wpisuj je a potem przyjdzie czas na ich weryfikację.

Procesowanie „tu i teraz”

Jeśli Twoja przygoda z GTD właśnie się rozpoczyna, opróżnienie mózgu z pamiętania wszelakiej aktywności może trochę potrwać. Jak tylko ogarniesz początkowy chaos, procesowanie kolejnych zadań, będzie już tylko formalnością i utrwalającym się nawykiem.

Elementy z listy powinny być przetwarzane w kolejności ich wprowadzania. Pytanie, które musisz sobie zadać na początku pracy z listą to: Czy jest to możliwe do wykonania tu i teraz. Jeśli, przesuń go na kolejny etap weryfikacji listy. Jeśli zadanie nie zajmie Ci więcej niż 2 minuty, zrób to teraz. Jeśli wymaga więcej czasu, przesuń do kolejnego etapu (planowanie, oczekiwanie na reakcje, delegowanie.

Procesowanie „kolejnego etapu”

Jeśli zebrałeś już całą listę zadań, zatrzymaj się i spokojnie je przejrzyj. Wykonaj te które możesz wykonać bez angażowania więcej niż 2-3 minuty na wykonania zadania. Resztę poddaj pod planowanie.

Lista do zdrobnienia „zadania oczekujące na reakcję”.

Status „oczekujące” możesz uzyskać delegując zadania do wykonania i czekając na ich realizację. Ważne jest, aby monitorować czas czekania oraz wysyłać zapytania o status wykonania do realizatora zadania.

Projekty

Jeśli zadanie jest złożone i wymaga czasu i zasobów do jego realizacji, czas na założenie zadania. Projekty umożliwią realizację w dłuższym czasie i o większej skali skomplikowania.

Może kiedyś

Twoja głowa kipi od pomysłów, to normalne, kiedy zwolnisz miejsce na myślenie i odciążysz od przypominania o zadaniach. Czasem warto spisać te błyskotliwe pomysły. Może za jakiś czas będą warte milion dolarów. Lista powinna być weryfikowana co najmniej raz w tygodniu, aby nie stracić czegoś ważnego z oczu.

Kalendarz

Służy do przypominania co masz do zrobienia w konkretnym dniu i czasie. I tylko do tego. Dzięki niemu, możesz planować przypomnienia do działania.

Tygodniowe przypomnienia i weryfikacja listy

Sprawdź listę projektów oraz upewnij się, że zostało podjęte przynajmniej jedno działanie aby projekt nie został zapomniany. Przejrzyj sekcję „może kiedyś”.

W tygodniowych przeglądach zwróć uwagę na listę adresowanych zadań wg. konkretnych wytycznych. Warto zbudować skalę ważności, może wyglądać to tak:

• Zlecenia od szefa
• Projekty rozpoczęte
• Projekty które należy uruchomić
• Inni ludzi, którym musisz odpowiedzieć

Zbuduj własna listę priorytetów według wymagań twojej firmy.

Przygotowanie do działania

Pierwsze dni mogą wydać się trudne, upewnij się że przestrzegasz zasad GTD. Jeśli część z tego co tu napisałem jest niejasna, sięgnij do źródła i przeczytaj „Getting Things Done” – David Allen

Zwracaj uwagę na umieszczanie zadań w odpowiednich strefach i postaraj się pilnować ich znaczenia i realizacji dodanych zadać.

Narzędzi wspomagające GTD

Na rynku znajdziesz wiele rozwiązać bezpłatnych, jak chociażby Outlook (kalendarz i zadania) po profesjonalne systemy zarządzania zleceniami jak #GLPI

Ważne, aby zachować podstawowe zasady funkcjonowania systemu #GTD oraz #NoOffice.

Praktyka uczyni z Ciebie mistrza…

Masz pytania i wątpliwości? Napisz na info@99net.pl

Poproś o bezpłatne konsultacje w temacie optymalizacji kolejki zadań lub metodyk wsparcia pracy zadaniowej.