Przedsiębiorcy od zawsze szukają sposobów i narzędzi, aby robić rzeczy taniej, szybciej i wydajniej. Czasami jednak oszczędności nie są warte komplikacji, napraw i ostatecznych kosztów.

Jestem seryjnym przedsiębiorcą od ponad 10 lat. W ciągu kilku ostatnich z powodzeniem budowałem i skalowałem zarówno lokalne, jak i zdalne zespoły dla moich klientów. Spaliłem też ogromne ilości energii próbując zlecać usługi podwykonawcom usług i oprogramowania.

Współpraca często kończyła się niedomówieniami lub niedotrzymywaniem terminów realizacji projektu za które finalnie sam musiałem zapłacić.

Oto główne powody które się do tego przyczyniły.

Rozbieżność interesów prowadzi do rozbieżnych celów

Zazwyczaj, w każde podejmowane przedsięwzięcie byłem w pełni zaangażowany. Ale dla podwykonawcy byliśmy tylko kolejnym klientem z niskim budżetem. W Polsce musimy się jeszcze wiele nauczyć w temacie etyki pracy, zaufaniu i odpowiedzialności.

Podwykonawca zazwyczaj starał się ugrać coś dla siebie. Pojawiały się także takie firmy, które pracowały w myśl zasady “zrobić i w las” Czyli sprzedaż z najwyższą możliwą marżą a potem jakoś to będzie.

Powiązane: 12 sposobów na obsługę kolejki zleceń

Tożsamość firmy

Kiedy zatrudniasz pracownika i jest on w miejscu wykonywania swojej pracy, obcuje ze współpracownikami, czuje się częścią zespołu, buduje relacje. Taki człowiek jest bardziej uważny, pracowity i czuje więź z marką i firmą. To dobra inwestycja.

Możesz być prawie pewien że żadna firma outsourcingowa tego nie dostarczy w stopniu zadowalającym. Jeśli zakres obowiązków obsługi informatycznej wymaga uwagi do detali, codzienną obsługę pracowników firmy, nie zatrudniaj outsourcingu. Nie wszystko można przeliczyć na pieniądze a planowanie powinno uwzględniać ryzyka z tym związane.

Negocjacje umów mogą być złożone i czasochłonne

Istnieje kilka ważnych powodów, dla których warto poświęcić kilka tygodni na dopracowanie umowy. Nie ma prostego sposobu na zdefiniowanie zakresu prac, określenie obowiązków każdej ze stron i wprowadzenie umowy SLA (SLA). Jeśli umowa nie jest dobrze przemyślana, możesz być pewien że czekają na ciebie problemy. Przedsiębiorcy mądrze planują to niezbędne opóźnienie, nie spieszą się i ufają, że resztę można doprecyzować po rozpoczęciu pracy. Taki Agile dla biznesu.

Jakość poza średnią


Jakość pracy programistów w firmach outsourcingowych jest zwykle zróżnicowana. Z mojego doświadczenia wynika, że ​ zwykle była poniżej średniej. Kilku programistów przydzielonych do mojego projektu startowego nie dostarczyło tego, czego potrzebowaliśmy. Musieliśmy się targować z firmą, aby poprawić usterki i błędy. przechodząc bolesny proces konsultacji, który kosztował nas więcej niż ustalone pieniędzy, czasu i energii. Co gorsza, sam kod nie spełniał naszych standardów jakości i wymagało to kolejnych renegocjacji umowy i ponoszenia z tym związanych kosztów.

Powiązane: Niebezpieczne błędy w obsłudze IT

Firma zewnętrzna a efekt domina

Opóźnienia i problemy z jakością usług są częste i prawdopodobne w przypadku projektów zlecanych na zewnątrz. Jednak startupy często nie są tego świadome i nie planują, w jaki sposób złagodzą skutki uboczne lub brak kompetencji podwykonawcy. Pamiętam problemy z jednym z naszym projektów zleconym na zewnątrz, wywarło to destrukcyjny efekt domina w organizacji. Byłem bezpośrednio zaangażowany w projekt zlecony na zewnątrz i spędzałem nieproporcjonalnie dużo czasu na zarządzaniu projektem. W rezultacie nie otrzymałem zamówionego produktu i usługi a firma wspierająca wycofała się z jego realizacji tłumacząc się niechęcią do pracy ze zleconym kodem.

Morale mocno ucierpiało. Z kolei opóźnienia, spowodowały komplikacje w naszych działach produkcji i sprzedaży. Było to szczególnie frustrujące, ponieważ obiecaliśmy naszym ówczesnym klientom dodatkowe funkcje i ryzykowaliśmy utratę reputacji, jeśli nie dotrzymamy obietnic. Projekt zlecony na zewnątrz przekroczył budżet – to, co później zdaliśmy sobie sprawę, jest bardzo częstym zjawiskiem na rynku IT.

Zaangażowanie jest kluczem do sukcesu ale może też przynieść porażkę

Czasami niepowodzenie obsługi nie wynika z braku kompetencji firmy wspierającej. Na co dzień spotykamy się “januszami informatyki” po stronie klienta których ego i brak specjalistycznej wiedzy oraz pokory, powodują straty dla obydwu firm. Pomóc może jasne sprecyzowanie obowiązków zarówno ze strony klienta jak i usługodawcy. Wyznacz pracownika najbardziej informatycznie kompetentnego i ustal jasne zasady gry.

Jeśli to nie zadziała, zastanów się czy nie wycofać się ze współpracy zanim stanie się coś, czego nie da się już odkręcić a straty finansowe i odpowiedzialność będą nie do ustalenia.

Outsouring – czy warto?

Następnym razem, gdy będziesz rozważać outsourcing usług IT dla swojej firmy, pomyśl jeszcze raz. Albo przynajmniej pomyśl o lekcjach i wskazówkach powyżej. Pomogą ci wejść z otwartymi oczami i bardziej realistycznym obrazem tego, co możesz osiągnąć i czego możesz się spodziewać.

Wynajem kompetencji do pewnego momentu rozwoju organizacji może przynieść korzyść finansową. Musisz sam wyczuć gdzie współpraca zaczyna przynosić straty. Relacje ulegają pogorszeniu, zazwyczaj w obszarach finansowych gratyfikacji. Może to właśnie moment na bezpośrednie zatrudnienie kogoś na pokładzie Twojego statku.

Powiązane: Wirtualne Organizacje na odpowiedź pandemii